Direkt zum Hauptbereich

Die richtige Planung von Konferenz und Geschäftsmeeting


Die Planung einer Konferenz hängt von den verschiedensten Faktoren ab. Maßgeblich von der Anzahl, dem Hintergrund der Teilnehmer und auch deren Herkunft. Große Veranstaltungen sind in ihrer Organisation so gut wie immer in der Verantwortung von darauf spezialisierten Profis. Hier werden Anforderungen und Abläufe durchgeplant, Listen abgearbeitet, so dass am Ende eine reibungslose Durchführung der Veranstaltung gegeben ist.

Eine drehbare Servierplatte trägt zum störungsfreien Meeting bei. Foto: EssART Design Hamburg


Große und internationale Konferenzen müssen anders geplant werden und erfordern auch eine ganz andere Vorlaufzeit als nationale Tagungen oder Meetings in kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Meist ist hier auch eine höhere Frequenz der Zusammenkünfte notwendig. Das kann zu einer Routine führen, die sich im ungünstigsten Fall sogar kontraproduktiv auf das eigentlich erstrebte Ziel eines solchen Meetings auswirken kann. Wichtig ist, in wessen Händen die Vorbereitung eines Meetings für KMU liegt und ob bereits Erfahrungen aus einer früheren Konferenzplanung vorliegen. Auch hier kann man Spezialfirmen beauftragen, oft wird aber betriebsintern organisiert. Die Sekretärin wird beauftragt, Mitarbeiter werden abgestellt und manchmal ist auch der Chef persönlich involviert. Alles frei nach dem Motto: Wir schaffen das! Dagegen ist auch absolut nichts einzuwenden, wenn man einige Dinge in der Vorbereitung nicht außer acht lässt.

Grundlegend für jede Konferenzplanung ist die Teilnehmerzahl. Von ihr hängt es ab, ob das Meeting in der Firma stattfindet oder ob ein Konferenzraum gemietet werden muss. Dieser sollte über Video-Beamer und Internet verfügen, gegebenenfalls die Möglichkeit zu Video- oder Telefonkonferenzen bieten. Allerdings sind grundlegend wichtige Themen und Entscheidungsfindungen immer persönlich zu besprechen. Erwartet man auswärtige Teilnehmer, sollte man bereits bei der Einladung Hilfe zu Anreise und Hotelbuchung anbieten. Falls eine bestimmte Kleiderwahl gewünscht wird, ist hier Gelegenheit darauf hinzuweisen. Wenn es einzurichten ist, möglichst alle Teilnehmer an einen Tisch holen. Es muss nicht König Artus vielzitierter Roundtable sein, auch eine U-Form ist möglich. Hauptsache ist es, eine Atmosphäre gleicher Wertschätzung herzustellen. 

Eine Begrüßung sollte nicht erst im Konferenzraum erfolgen sondern bereits am Empfang, wo den Gästen der Weg zum Meeting gewiesen wird. Da sicher nicht alle gleichzeitig eintreffen wird eine Gelegenheit zu einem kleinen Imbiss bestimmt gern wahrgenommen und schafft eine aufgelockerte Atmosphäre. Durch eine kleine Verzögerung des avisierten Konferenzbeginns kann der Veranstalter leicht verspäteten Teilnehmern unangenehmes Auffallen ersparen. 

Aus der Dauer der Konferenz ergibt sich auch, ob und in welchem Umfang eine Bewirtung während des Meetings einzuplanen ist. Hier sollte man sich im Vorfeld fragen, wie gesprächsintensiv das Thema ist und ob zeitlich schwer abzuschätzende Diskussionen zu erwarten sind. Es gilt, nicht zu viele Themen in ein Meeting zu packen. Ein Treffen, das sich lange über die Mittagszeit erstreckt ist der Konzentration sicher nicht förderlich. Zur Präsentation der Snacks und Getränke eignet sich ein drehbarer Servierteller in der Mitte des Tisches. So ist ein störungsfreier Ablauf der Konferenz gewährleistet. Die Teilnehmer können den Glasdrehteller lautlos zu sich drehen und sich von der Platte bedienen, ohne dass jemand um Hilfe gebeten werden muß. Als Moderator achtet man auf Zeichen von Ermüdung, fasst noch einmal kurz zusammen und ermöglicht dann eine kleine Pause. Am Ende eines Treffens sollte nach der Verabschiedung noch ein wenig Zeit sein, individuelle Kontakte zu knüpfen und sich auszutauschen. Stellt man den Teilnehmern dann noch zeitnah ein Konferenzprotokoll mit der Dokumentation der Ergebnisse zu, hat man alles getan, um das Meeting bei den Beteiligten in guter Erinnerung zu halten.

Foto: EssART Design Hamburg
www.essart-design.de

Beliebte Posts aus diesem Blog

Riesengroßer Ansturm auf Elbphilharmonie Tickets

Seit es nun endlich die ersten Tickets für Konzerte in der um Jahre verspätet eröffneten Elbphilharmonie gibt, ist der Ansturm auf die Konzerttickets enorm. Auch der Schwarzmarkt boomt bereits, jedoch sollte man sich nicht verrückt machen lassen. Zwar sind einige Konzerte bereits bis zu einem halben Jahr im Voraus ausgebucht, das Angebot an Tickets ist aber mit über 450.000 Tickets pro Jahr recht groß.

Musical Tanz der Vamire kommt zurück nach Hamburg

Wer am 22. Januar 2006 der letzten Vorstellung des beliebten Musicals von Roman Polanski Tanz der Vampire in der Neuen Flora nachgetrauert hat kann sich nun auf ein Comeback freuen. Allerdings ist der Besuch zeitlich begrenzt und es wird wieder eng mit den begehrten Musicaltickets für Tanz der Vampire.  Diesmal spielt das Musical vom 16.September 2017 für vorraussichtlich 5 Monate im Stage Theater an der Elbe wo bis dahin Udo Jürgen's Erfolghits in Ich war noch niemals in New York aufgeführt werden.  TANZ DER VAMPIRE entführt die Zuschauer in die Welt der Unsterblichkeit: Die gruselig schöne Geschichte überzeugt mit viel schwarzem Humor, furiosen Tanzszenen, der opulenten Musik von Jim Steinman und der einzigartigen Regie des Oscar®-Preisträgers Roman Polanski.